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| 在干部人事档案工作中应用计算机技术的思考 |
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| 作者：综干处 刊登时间：2003-6-30 10:04:00 |
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中共南通市委组织部是全国第一家通过中组部考评的干部人事档案工作目标管理一级单位。目前全市已有336家管档单位获得干部人事档案工作目标管理等级。1997年南通市委组织部开始对计算机技术在干部人事档案工作中的应用进行探索 。根据当时的实际情况，对江苏省委组织部设计的干档管理软件雏形稍作修改，在市委组织部干部档案室和部分有条件的单位进行试点、优化，形成了一个操作简便、比较实用的管理软件（简称目录打印软件），基本实现干部人事档案的目录打印和人员查询的计算机管理。
自1999年江苏省委组织部研制并推荐使用《干部人事档案管理信息系统》（简称CAMIS系统）后，我市将计算机应用情况作为干部人事档案工作目标管理的重点之一，明确要求三级以上管档单位都要配备计算机，运用CAMIS系统，逐步实现计算机管理。目前全市已有200余家管档单位使用了目录打印软件或CAMIS系统，其中使用CAMIS系统的有140家，约占管档单位总数的四分之一。通过实践，我们觉得CAMIS系统的设计符合《中共中央组织部全国组织、干部、人事管理信息系统结构体系》的标准和设计原则、目标、规范的要求。使用该系统不但改变了过去档案管理传统的操作方式，而且提高了干部人事档案管理水平，促进了档案管理制度化、规范化和科学化建设，有效提高工作效率和工作质量，使干部人事档案工作能更好地为新时期的组织干部人事工作服务。
下面将我们对把计算机技术引入干部人事档案管理工作的一些思考提出来，与大家共同探讨。
一、干部人事档案存储电子化是不可回避的发展趋势。
与发达国家相比，我国将新兴计算机技术引入干部人事档案管理领域起步较晚，应用程度较为滞后，目前主要用于案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，档案存储电子化已成为可能。
传统干档工作主要强调原始记录纸张的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遗失、损毁就难以弥补，失去重要的历史凭证。目前江苏省委组织部已在干部人事档案存储电子化方面做出新的探索，正在开发优化《干部人事档案原件管理系统》，将干档原件扫描保存，建立起电子案卷，查阅档案主要通过计算机完成。我们认为，这一系统的优势不仅仅在于能通过网络实现远程查档、减少干档工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏，更在于实现了干档的“信息备份”。虽然纸质案卷的作用和地位是电子案卷无法取代的，但将干档由原来的单一存储纸质案卷转变为纸质案卷与电子案卷同步存储，两种形式的案卷分离保管，是防止涂改、伪造档案的有力手段。当纸质案卷遗失、损毁时，电子案卷又可以起到补充凭证的作用，能在一定程度上降低意外事故造成的损失。同时，存储形式的电子化也为案卷管理和利用全面实现计算机管理提供了良好的基础。
干部人事档案存储电子化涉及面广，资金投入大，技术要求高，基础工作量大，需省级以上组织人事部门统筹考虑。但巨大的优势已使其成为不可回避的发展趋势。基层组织人事部门应充分到认识这一点，配合上级部门做好相关软件的开发优化工作，积极推动干部人事档案存储电子化的进程。
二、干部人事档案与干部人事信息管理同步化，是实现干部人事档案计算机管理的合理模式。
干部人事档案工作和干部人事信息工作相辅相成、密不可分。干部人事档案往往是干部人事信息的主要来源和主要记录方式，干部人事信息的主要内容与干部人事档案的原始记录也应是一致的。随着干部人事档案管理信息化程度的不断提高，虽然这两项工作不能等同、替代，但很多具体项目是重复的。
在现有管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，干部人事档案工作和干部人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的干部人事信息软件和干部人事档案管理软件也不少。这两类软件一般都包括了干部人事信息和干部档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。多数单位面对上级部门和地方领导机关推荐的不同软件无所适从，为应付检查只能同时使用数套管理软件，造成人力、物力等社会资源的浪费。
我们还发现，两套信息的实际利用也存在偏颇。一方面，各种人事信息系统应用面较广，利用率也较高。但不少单位采集人事信息时不严谨，或由本人直接提供有关内容，或使用一些未经校核的现成表格资料，随意性大。另外，人事信息常采取定期采集维护的方式，学历变化等信息的管理往往是滞后的。以上因素都会造成人事信息失实，影响干部人事工作的正常开展。另一方面，干部档案管理系统中的主要数据来源于干部人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，干部档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率较低。
要推动干部人事档案的计算机管理，有必要建立干部人事档案与干部人事信息同步化管理的合理模式。在干档工作与干部人事信息工作有机结合的基础上，可将干档管理与人事信息这两类系统合二为一，开发、推广全国统一或较大地域、系统内统一的《干部人事档案及信息管理系统》，实现人事档案基础管理工作与信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
三、管理制度化不容忽视。
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上干档工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。干档工作是一项保管保密要求高的特殊工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。
我市在发放CAMIS系统的同时就制订下发了《干部人事档案计算机管理制度》，规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。但计算机技术发展日新月异，很多安全问题防不胜防。各级组织人事部门要在实践中不断摸索，总结经验，逐步制订更为全面、规范的《干部人事档案计算机管理制度》，使干档工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
四、缺乏相应的技术和人力保障是突出矛盾。
由于缺乏有力的约束机制，目前各级管档单位干档人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时进行信息维护，干档人员的绝对工作量明显增加。在远程查档刚刚起步的情况下，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用干档管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用干档管理系统。即使在市、县（市）委组织部，干档管理系统的应用目前也只能停留在日常管理上，无暇顾及信息的开发利用。现有干档人员计算机总体水平还较低，推广应用干档管理系统，使县级以上组织部门宏观业务指导的工作量明显增加。我部集中发放CAMIS系统软件时举办了一期培训班，对零星购买的单位也进行了现场培训，但面对百余家用户，仍几乎每天都要接待咨询。
另外，为降低成本，目前不少软件是由非专业人员开发的，或未经充分调试、优化就大力推广，存在很多难以弥补的缺陷，推广单位又无专业人员或足够的专职人员提供相应的后继服务，使用单位遇到具体问题难以解决。
因此，县级以上组织部门档案管理机构中要考虑适当多配干档人员，最好配备一名以软件利用、维护为主的人员。
五、在现有条件下，计算机技术在干档工作中的推广程度应视管档单位的实际情况而定。
在推广CAMIS系统过程中，我市一些管档数量较少的单位积极性也很高。但实际应用后发现，由于总体信息量小，计算机管理的优越性往往无法体现，操作起来反而显得繁琐，利用率并不高。实践证明，功能比较全面的干档管理系统主要适用于管档数量超过200卷的单位，在管档数量超过500卷的单位，计算机管理的优势则比较明显。
经济实力的差异也是不可忽略的重要因素。一些管理软件运行环境要求较高，不少单位原有设备已无法适应，但又无力更新添置。同时，干档工作的高度保密性要求配备专用或相对专用的电脑，有的基层单位只有一台公用电脑，即使购买了软件也无法使用。这类情况在经济效益差的企业和规模小的单位尤为突出。
针对这两种情况，我市目前一般只要求管档数量较大的单位使用CAMIS系统，对规模小的单位和不具备硬件条件的单位则推荐使用结构简单、运行环境较低的目录打印软件。目录打印软件中的数据可向CAMIS系统转换，条件成熟时可改用CAMIS系统。上级组织人事部门在开发干档管理软件时，也要充分考虑不同部门、不同管理层次的需求。
中共南通市委组织部干部档案室
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